应该说,无论是国有企业还是民营上市公司,甚或是事业单位,采购管理都是企业内控管理的重点,正是由于屡屡在采购环节出现损害股东利益甚至损害企业经营活动的行为,所以在各类《内控建设指引》中,对采购环节的关注度都仅仅次于财务内控。
从中天华溥的案例与研究来看,对采购内控的关注环节主要集中在杜绝贪腐上,而贪腐涉及的利益流失不仅与利益相关,可能还会因此影响到采购的质量以及物资供应的及时性。所以根据这样一个逻辑,采购内控的关注点应该放在采购对应的采购资金的风险控制、采购涉及供应商选择的风险控制、采购过程的风险控制等几个方面。
一、对应采购资金额度的风险控制
采购涉及到企业生产服务的供应问题,决定了企业是否能够高效率的组织生产与经营活动,同时采购也基本决定了企业的生产成本问题,除了人力成本,采购成本几乎占了企业生产的大部分成本,特别是对于生产性企业而言更是如此,对企业利益的影响非常巨大。
由于采购涉及到财务问题,因此又是重中之重,从这方面来讲,采购的风险内控从以下几个方面应该引起关注:
1、采购计划与预算问题
采购既然是企业发起生产的源头,因此必须要依据生产经营计划,合理开展采购活动,这样就对采购计划提出具体的控制要求。
采购计划要与企业的经营计划相匹配,从这一方面来说,采购并不能单独的成为一种经营活动,他必须是与公司的整体经营计划相联系的。因此在采购风险内控中的第一个控制点就是采购计划的制定是否满足经营计划的要求,是否与经营计划相匹配,没有依据经营计划的采购计划,是不能满足企业内控要求的。
采购计划与预算内控的第二个问题是采购活动是否按照采购计划来有序展开,对于采购计划内的采购活动,一般应该予以支持,而对于采购计划外的采购活动,一般应该具体分析原因,并得到特殊程序的批准。计划外采购属于采购风险控制活动的重要部分,因为计划外采购就意味着计划外预算的支出,这会在某种程度上打破企业的资金需求平衡,让企业在一定时间内陷入现金流的困境。
2、采购的大额资金使用问题
采购计划与预算的第三个内控问题是大额采购的有效审批控制。前边已经说过,前期的物资投入在企业经营成本中占有较大比例,采购活动涉及的资金需求往往比较大。而资金流属于企业的生命线,所以企业对需要大笔资金支出的经营活动,都比较关注。具体到采购活动,涉及到大额资金需求的采购活动,都要经过财务部门以及企业最高领导者的有效审批,以备于财务部门提前准备好相应的需求资金。对那些影响到公司现金流的大额采购活动,企业可以根据轻重缓解的方式,优先满足那些最影响短期正常经营活动的采购需求,而将那些不是十分紧急的采购活动,或者化整为零、或者按照时间顺序向后推迟,以满足企业的经营活动现金流的需要。
3、采购活动发起的内控权限问题
对于采购计划与预算的内部控制,涉及到的内部控制部门与岗位主要是经营管理部门(如企业管理部),他们应该从企业整体经营计划中判断采购的必要性;财务部门,他们主要从企业的资金供给阶段与数量,以及资金计划来进行审批;企业的最高领导人,他们主要从整体角度来把控采购的合理性与资金的供给情况。当年德隆集团在崩塌前夕的六个月内,德龙掌舵人每天下午三点雷打不动的开展全集团的资金调度会,其本意就是保持住资金流这个企业的生命线。
二、对应供应商选择的风险控制
供应商选择属于采购内控中的重要内容之一,这一活动可能涉及到的风险是腐败问题,以及因此引起的供应质量与供应时效性问题。腐败是企业中重点关注问题,在新的风险内控以及合规管理体系中,甚至专门提出了企业必须建立有效的反腐败应对措施。而供应的质量与时效性,则充分体现了采购活动在支持企业经营活动中的作用。
1、供应商的资质管理问题
供应商资质管理是采购活动内控要求的重要一环,几乎在所有的外部审计中,对于未能建立供应商资质管理的企业都会提出内控不合规的意见,所以说,供应商的资质管理问题属于采购内控的重要部分。
供应商资质管理首要的作用是防止缺乏采购标准的腐败现象,如果缺乏有效的供应商资质管理,一些供应商就可以采取行贿的方式进入到企业的采购系统,这种行贿的方式一般都是缺乏明确的供应商要求导致的。
供应商资质管理的另一个重要作用就是防止采购的物资质量不符合企业要求,特别是对于一些中间部件的采购,如果采购来源于不具备相应质量控制手段的供应商,那么导致的结果很可能就会影响到企业最终的产品质量。同样的服务采购更是如此,如果因为缺少明确的质量验收标准,供应商资质的内部控制就显得尤为重要。
供应商资质的内部控制,是企业根据自身的行业以及生产特点提出的针对性要求,这其中必然存在着成本效率的综合考虑,在供应商资质控制活动中,首要的是要求企业要拥有明确的资质标准,在这个基础上,要求企业要保证在采购过程中严格遵循这一标准。
2、对应采购金额的控制活动
在采购环节中,除了对供应商准入标准的建立与控制外,对于一定金额以上的采购事项,实行特殊的采购方式,也应该具有明确的内部控制要求。这其中超出一定金额的采购事项,一般指的是招标采购方式。
一般来看,招标采购是需要采购活动达到一定金额以上才开始启动,所以企业要制定明确的标准,到底达到多大金额的采购活动,才会启用招标的方式。从企业的性质、采购的类型、采购活动的频繁程度等方面来看,每家企业的招标金额都不一样,具体金额可以根据企业自身的特点来制定。
具体到招标方式,其实根据不同的采购类型以及金额,仍然存在着不同的细化模式,比如议价方式、邀标方式、公开招标方式等不一而足,具体采用某种方式,仍然要在内控制度中做出明确的规定。
3、采购中的集体评议问题
国有企业的招标采购工作与民营企业最大的不同点,就是在采购或者招标工作中的集体评议的形式。企业要根据招标的范围与内容组成不同的招标评议小组,一般来看,为了避免企业一把手影响招标评议的打分,国企的一把手基本都会主动回避,来保证招标采购的公平、公正与公开。
在一些大型国企的招标采购工作中,对于一些自身内部职能部门无法准确判断的采购活动,可以要求外部专家来给予专业的意见,参与招标评议打分,从一定程度上保证了招标结果的准确性。
三、采购过程管理的风险控制
采购过程的内部控制在一定程度上属于合同履约管理的一部分,对于国有企业而言,与民营企业在某些方面也存在着一定的不同。
首先是采购合同的全过程有效管理,这需要在合同管理中体现出来。这个内部控制过程要从合同的签订、合同执行过程中的付款、采购合同的结束等几个方面建立起全过程的管控,要与企业的合同管理过程统一起来。
其次是国有企业对于合同的收口管理,这是与民营企业完全不同的部分,在外部合规审计中,往往对于已经签订的采购合同,超出了合同期限但是仍未完全收口的部分提出质疑,要求企业给出合理的解释。也就是说,为什么合同最后没有完成,是因为我们合同执行过程中的问题,还是由于供应方没法实现有效供应导致合同无法收口的问题。如果是因为供应商无法完成供应,那么就要向上追溯到在采购环节是否存在腐败现象、或者是违规采购的问题。也就是说,如果出现了合同无法收口,采购活动无法完成,一定要通过有效的决策程序及时对合同予以处理,而不是将合同搁置在一旁不理不睬,这种情况一定是不符合采购的内部控制要求的。
第三,采购过程内部控制的留痕问题,无论你是接收到一部分交付的物资、还是你接收到一个阶段的服务成果,都要及时与供应方进行留痕确认。阶段性交付是否经过了有效验收、验收的标准是否明确,对于不符合部分如何处理,这一切都需要通过留痕的方式来向监管方予以澄清,以备审计。